كيف تدير النفقات النقدية

كيف تدير النفقات النقدية

• التنبؤ بالتدفقات النقدية

غالباً ما لا يتحسّب أصحاب الشركات الصغرى ورجال الاعمال المبتدئين لمشاكل التدفّق النقدي. والحقيقة أنّ وضع توقّع دقيق مسبق للتدفّق النقدي, لشركة معينه, يمكن أصحابها من تلافي هذه المشاكل. إنّ توقّع التدفّق النقدي يخطّط لكمّية المال التي تتوقع شركتكم ورودها وإنفاقها كلّ شهر. خلال فترة متجددة تتراوح بين 6 أشهر و12 شهراً. يأخذ هذا التوقع في عين الاعتبار فترة التأخّر بين تاريخ إرسال فواتيركم إلى عملائكم وبين تاريخ تقاضيكم قيمة تلك الفواتير، كما يبيّن الخدمات المرتبطة بتلكك الفواتير, وتفاصيل مبالغ الزكاة المستحقة في تاريخ لاحق. والأكيد أنّ الإعداد المحكم لتوقّع التدفّق النقديّ, سيخولكم التخطيط مسبقاً لمواقع تدفّق السيولة النقدية مع الوقت. كما سيساعدكم على توقّع مواطن العجز والتقصير في الوقت المناسب لحلها. ما سيجنّبكم أزمة في التدفّق النقدي. فضلاً عن هذا كلّه يمكن لتوقع التدفّق النقديّ أن يساعدكم على ملاحظة نزعات المبيع وأن يعلمكم إذا كان عملائكم يتأخرون أكثر مما يلزم في تسديد الفواتير المستحقة ويعينكم على التخطيط لعمليات شراء الأصول. وفي حال قررتم طلب تمويل فستسألكم المصارف تقديم توقعات شهريّة بالتدفّق النقدي على مدى عام، وتوقعات فصليّة للسنوات الثلاث أو الخمس المقبلة.

كيف تدير النفقات النقدية؟ اليك الخطة المفصّلة أدناه ستكون دليلاً لكم من أجل إعداد توقّع للتدفّق النقديّ.

• الخطوة الأولى: النقديّة في الصندوق

عليكم أن تعدّوا مبالغكم النقديّة في بداية الشهر الأول لتوقّعكم. تعرف هذه المبالغ بتسمية “النقديّة في الصندوق” وفي الأشهر التالية عليكم أن ترحّلوا رصيد النقديّة الأخير للشهر المعين كرصيد النقديّة السابق للشهر الذي يليه .

• الخطوة الثانية: العائدات النقديّة

سجّلوا المبيعات النقديّة والمبيعات ببطاقات الاعتماد وتحصيل الأموال من الحسابات الائتمانية وأية فوائد واردة. السبيل إلى تطبيق ذلك بنجاح هو تسجيل الواردات في الأشهر التي تتوقعون تلقي المال خلالها وليس في الشهر الذي تمّ فيه البيع.

• الخطوة الثالثة: الحسابات المدينة

سجّلوا الحسابات المدينة المتوقع تحصيلها في الأشهر التي تتوقعون أن تتم خلالها. إن لم تمسكوا سجلات تبيّن لكم الفترة الزمنية التي يستغرقها كلّ عميل لتسديد فواتيره المتوجبة لكم، فاحسبوا “متوسط فترة التحصيل” وذلك عبر قسمة مجموع المبيعات للسنة المنصرمة على 365. تمنحكم هذه العملية الحسابية متوسط حجم المبيعات اليومي ومن ثم اقسموا القيمة بالريال لحساباتكم المدينة الجارية على متوسط حجم المبيعات اليومي. يرمز هذا الرقم إلى متوسط عدد الأيام التي يستغرقها تحصيل قيمة الفاتورة الواحدة. استعملوا هذا الرقم كدليل لتسجيل المدفوعات لدى ورودها على مدى السنة التالية.

•  الخطوة الرابعة: المبالغ النقدية المتفرقة

ضعوا حساباً بالواردات النقدية المتفرقة المتوقعة بما فيها القروض الجديدة من المصارف أو حتى من الاصدقاء وافرد العائلة, أو ضخ السيولة أو عروض الأسهم.

•  الخطوة الخامسة: مجموع النقد المتوفّر

في كل شهر أضيفوا المبالغ المتوقعة في كل بند من البنود اعلاه. هذا الرقم سيبيّن مجموع النقد المتوفر لكم في كلّ شهر.

•  الخطوة السادسة: المبالغ النقدية المدفوعة

والآن حان الوقت لتحسبوا كمية المبالغ النقدية التي تتوقعون إنفاقها كلّ شهر بحسب توقعكم المتجدّد.

 أوّلاً قيّموا نفقات التشغيل، وهنا أيضاً يكمن سر التطبيق الناجح في تسجيل كلّ نفقة خلال الشهر الذي سيتمّ دفعها فيه وليس الشهر الذي صدرت فيه. احرصوا على تضمين البنود التالية في لائحة نفقات التشغيل:

•المجموع الإجمالي للرواتب بما فيه أتعاب الساعات الإضافية المتوقعة.

•رواتب الملاك التي تدفع عادة بشكل شهري .

•الإجازات المدفوعة والعطلة المرضية المدفوعة والتأمين الطبي

•عقود المشاريع بما فيها كلفة العمالة والمواد

•شراء المواد التي تستعمل في صناعة منتوجكم أو خدمتكم أو لأجل إعادة البيع

•اللوازم المستعملة في الشركة

•أعمال التصليح والصيانة (احرصوا على تضمين نفقات احتياطية عرضيّة لأجل إعادة الديكور والترميم, إلخ.

•تكاليف تغليف السلع وشحنها وتسليمها

•تكاليف التنقلات والسيارات.

•الإعلانات وحملات الترويج بما فيها المنشورات والبريد المباشر والمطبوعات والإعلانات التلفزيونية والإعلان في الصفحات الصفراء وصيانة الموقع الإلكتروني للشركة وتصميمه.

•الخدمات المهنية مثل أتعاب المستشار القانوني وموظّفي مسك الدفاتر والمحاسبين والمستشارين إلخ.

•الإيجار

•الاتصالات مثل الهواتف ورسائل الفاكس والاشتراك بخدمات الإنترنت

•المرافق العامّة مثل الاشتراك في الماء والكهرباء والغاز

•التأمين بما فيه التأمين ضد الحريق والمسؤولية وتعويضات العمال إلخ.

•الزكاة

•اي الفوائد على التمويل المترتبة على القروض, واحرص على تجنب التعاملات الربوية!

•المصروفات الأخرى التي تتعلق بنشاطكم التجاري

•نثريات متنوعة.

لدى الانتهاء من تدوين هذه البنود احسبوا المجموع الفرعي لنفقات التشغيل.

• الخطوة السابعة: التكاليف الأخرى

احسبوا التكاليف الأخرى لمزاولة أعمال الشركة واحرصوا على تضمين البنود التالية:

•المدفوعات الرئيسية للتمويل – الآليات وشراء التجهيزات إلخ.

•النفقات الرأسماليّة – إنّها النفقات القابلة للاستهلاك كالتجهيزات والآليات وبناء تحسينات جديدة للمباني القائمة وتحسين المنشآت.

•تكاليف البدء – إنّها النفقات التي تنشأ قبيل الشهر الأوّل من التشغيل وتدفع في خلال السنة (أو السنوات) التالية.

•الاحتياط النقدي ( المخصصات ) – إنّه مبلغ من المال يوضع جانباً كلّ شهر لأجل ضريبة القمية والزكاة التي تدفع في نهاية العام فضلاً عن أيّ مبلغ من المال موضوع في الاحتياط للمساعدة على تسديد دفعات عقود التأمين أو فواتير الآليات مثلاً.

• الخطوة الثامنة: مجموع المبالغ النقديّة المدفوعة

بعد وضع لائحة بكلّ التكاليف الأخرى التي تستلزمها مزاولة الأعمال أضيفوها إلى المجموع الفرعي لتكاليف التشغيل. هذا الرقم هو “مجموع المبالغ النقدية المدفوعة” وهو يعكس تقديراتكم لمجموع المبالغ النقدية التي يجب أن تدفعوها كلّ شهر.

• الخطوة التاسعة: حددوا التدفّق النقدي الشهري لشركتكم

احسموا مجموع المبالغ النقدية المدفوعة (الخطوة 8) من مجموع النقد المتوفّر (الخطوة الخامسة) أمّا الفارق بين الرقمين فهو التدفّق النقدي الشهري أو الموقع النقدي الشهري. حينما تخططون للتدفق النقدي المتوقع تأكّدوا مما إذا كان موقعكم النقدي في نهاية كلّ شهر إيجابياً فإن لم يكن إيجابياً عليكم باتخاذ خطوات مبكّرة احتياطاً لتلك العثرات المرتقبة.

قوموا بتحديث كشف التدفقات النقدية المتوقعة شهرياً وطبقوا التعديلات حيثما واجهتم إيراداً أو نفقة غير متوقعين. ولدى القيام بعمليات الشراء والدفع الفعلية ضعوا لائحة بالمبالغ الفعلية بقرب المبالغ المقدرة في توقّعكم للتدفق النقدي. تأكدوا من دقة توقعكم وضعوا التعديلات المناسبة للأشهر المقبلة وحين ينتهي الشهر المعيّن أضيفوا شهراً آخر لتوقعكم المتجدد.

• مقترحات زيادة التدفق النقدي

يعرف جميع أصحاب المؤسسات الصغيرة أنّ الحفاظ على الانسياب المستقر للتدفق نقدي يتطلب البحث في كل وجه من أوجه العمل، بدءاً من الإشراف على حسابات المستحقات إلى تمديد التسهيلات الائتمانية فإلى إدارة المخزون. ولا شكّ في أنّ جوهر الإدارة الناجحة للتدفق النقدي هو تنظيم المال الوارد والخارج في مؤسستكم. إنّ زيادة تدفقكم النقدي تخفض من كمية رأس المال الثابت الذي تحتاجون إليه لدعم مستوى مؤسستكم المعيّن. التدفق النقدي المتزايد بثبات يخلق أيضاً نمطاً متوقعاً للأعمال ما يسهّل عليكم التخطيط ووضع الميزانيات لأجل تحقيق النمو المستقبلي. إليكم 10 أمور يمكنكم القيام بها لزيادة تدفّقكم النقدي.

•تنظيم جدول فواتيركم

•تمديد مهلة مدفوعاتكم

•الاستفادة من مزايا التسديد المبكر والخصم المصاحب له

•مراجعة أسعاركم

•عدم شراء كلّ شيء من مصدر واحد

•إعادة التفاوض بشأن بوليصة التأمين وعقود الموردين

•تقليص المخزون

•تفضيل الاستئجار على الشراء

كلما أسرعتم في تحصيل مقبوضاتكم ازدادت كمية رأس المال التي يمكنكم إنفاقها على تنمية شركتكم. لكي تتمكنوا من إصدار فواتيركم بصورة مبكرة استعينو بخدمة موثوقة للمحاسبة عن بعد, أو حددوا ذاتياً جدولاً لإصدار الفواتير عبر الاستعانة ببرنامج للمحاسبة يستطيع تصنيف عمر حسابات المستحقات تلقائياً (فئة الحسابات التي يبلغ عمرها أقل من 30 يوماً أو فئة الحسابات التي يتراوح عمرها بين 30 و 50 يوماً أو فئة الـ 60 إلى 90 يوماً إلخ). يخوّلكم هذا النوع من النظم الآلية اتخاذ الإجراءات الفورية بشأن الحسابات ذات التحصيل المتأخر.

• تمديد مهلة مدفوعاتكم

استغلوا أطول مهلة مسموحة لكم (غالباً ما تكون بين 60 أو 90 يوماً) لتسديد مستحقاتكم للموردين. اعتبروا الأمر “كتسهيل ائتماني بدون فوائد من موردّكم”. سيمنحكم هذا الوقت الكافي لتحصيل مقبوضاتكم بدون صرف الأموال على التسهيلات الائتمانية قصيرة الأمد.

• الاستفادة من مزايا التسديد المبكر

إذا عرض عليكم المورد حسماً مقابل تسديد مستحقاتكم له بتاريخ مبكر (غالباً ما يحدد هذا التاريخ بعد أسبوعين من تاريخ استلام الفاتورة) اقبلوا عرضه هذا. فكروا في الأمر بناء على المنطق التالي: أن نسبة 2% من قيمة فاتورة مدتها 30 يوماً تساوي 24% من العائد السنوي إذا تم استثمار هذا المال. إذا لم يعرض عليكم المورد هذا النوع من الحوافز فبادروا بنفسكم إلى طلبه. فقد يكون مستعداً لعرض هذا الحسم مقابل تحصيله لإيراداته سريعاً.

• مراجعة أسعاركم

هل واكبت معدّلات أسعاركم ارتفاع تكاليفكم؟ متى رفعتم أسعاركم آخر مرّة؟ يتوانى عدد كبير من المؤسسات الصغيرة عن رفع الأسعار مخافة فقدان العملاء. غير أنّ العملاء يتوقّعون من الشركات أن يطبقوا زيادات صغيرة منتظمة على الأسعار. تأكدوا أيضاً من تفقّد أسعار منافسيكم باستمرار. فإذا رفعوا هم أسعارهم عليكم أن ترفعوها كذلك.

• عدم شراء كلّ شيء من مصدر واحد

يمكنكم توفير المال إذا وزعتم مشترياتكم على عدد من الموردين. ميّزوا بدقّة الأمكنة التي تدفعون فيها المال لنيل الخدمات الإضافية والأمكنة التي يمكنكم فيها توفير النقود من خلال دفع ثمن السلعة فقط. على سبيل المثال، قد ترغبون في شراء معدات لجهاز الكمبيوتر من موزّع ذي قيمة مضافة يساعدكم على اختيار النظام المناسب لاحتياجات شركتكم، بينما تقومون بشراء القطع الأخرى مثل حبر الطابعة والكابلات أو البرمجيات الجاهزة – من بائع الجملة.

 

• إعادة التفاوض بشأن بوليصة التأمين وعقود المورّدين

هل تعتبرون أنّكم حصلتم على أفضل صفقة ممكنة في ما يتعلق ببوليصة التأمين وباقات الانترنت والاتصالات الهاتفية والمصاريف الأخرى الاعتيادية في الشركة؟ راجعوا كل بوالص التأمين سنوياً واحصلوا على ثلاثة عروض أسعار لكل منها للتأكد من أنكم تستفيدون بدرجة قصوى من المال الذي تدفعونه. دققوا النظر في الخدمات التي تكلف المال مثل خدمة الاتصالات وخدمات الإنترنت. واظبوا على مراجعة هذه الفواتير وقوموا باتصالاتكم الضرورية لتتأكدوا من أنكم تحصلون على أدنى التعريفات المتوفرة.

• تقليص المخزون كخطوة أساسية في كيف تدير النفقات النقدية

إنّ المخزون الراكد بالبضائع قد يقيّد مبلغاً كبيراً من المال. لذا دققوا بانتظام في مخزونكم للتأكد من أنه ضمن المعدلات المقبولة في قطاعكم. يمكنكم فعل ذلك بحساب نسبة دوران المخزون (قسمة تكلفة السلع المباعة على متوسط قيمة مخزونكم). تجنبوا شراء سلع أكثر ممّا تحتاجون إليه عندما يبهركم الموردون بالتخفيضات الكبيرة، فهذا سيؤدي إلى تقييد أموالكم النقدية. تفحصوا مخزونكم دورياً لتعرفوا أيّة من البضائع قد أصبحت قديمة أو منتهية الصلاحية، وأجلوا الطلبيات الجديدة لحين استعمال هذا المخزون أو بيعه من أجل تحسين السيولة النقدية.

• تفضيل الاستئجار على الشراء

غالباً ما يكون الاستئجار أكثر تكلفه من الشراء، لكن يمكن تبرير هذه التكاليف بأثرها الإيجابي في التدفق النقدي. فمن خلال استئجار المعدات والسيارات أو الأدوات الأخرى التي تحتاجون إليها لتوسيع نشاطكم، ستتجنبون تقييد السيولة التي من الأفضل استخدامها للإدارة اليومية لأعمالكم.

ابدا في تطبيق الخطة اعلاه. وأستعن بمحابسب محترف عن بعد  او محاسب بدوام كامل في منسأتك ومع مرور الوقت ستكنشف انك بدأ تعرف تماماً كيف تدير النفقات النقدية.

أنتقل الى قسم أفكار مشاريع تجارية