التنظيم المكتبي

أصحاب الشركات الناشئة عرضة لخطر عدم التنظيم. فمواردهم محدودة ولديهم الكثير من المعلومات التي يتعين عليهم تتبعها. ولهذا السبب، يمكن أن تخرج عمليات إعداد المكاتب والتنظيم والصيانة عن الإطار المتوقع لها. وفي حين أنه يمكن التغاضي عن بعض التفاوت واستيعابه، إلا أن مصلحة الشركة تتطلب نوعًا من النشاط التنظيمي بشكل دوري. ستساعدك النصائح والتلميحات الواردة هنا على إعداد مكتب منظم وصيانته. احتفظ بهذا الملف وقم بمراجعته مرة على الأقل كل ربع عام. وإذا كانت مشاغلك لا تتيح لك القيام بهذه المهمة بنفسك، فيمكنك تعيين شخص للقيام بها نيابة عنك. فتوفير الوقت له مزاياه.

انقر على المواضيع الواردة أدناه للحصول على نصائح حول كيفية تنظيم نفسك وشركتك.

إعداد المكتب

إن وضع الأنظمة التي تحافظ على تنظيم مكتبك سيعمل على تخفيض تكاليف الصيانة. تحقق من إعداد مكتبك في ضوء هذه النصائح وقم بإجراء التغييرات اللازمة.

قم بإخفاء المستلزمات التي لا تستخدمها بصورة يومية عن الأنظار

والسبب في ذلك أن أكوام الأدوات المكتبية وبكرات اللاصق الزائدة وأكداس المغلفات تبدو فوضوية ويمكن أن يؤدي عدم النظام إلى التشتت. فحيثما تتوفر مساحة كافية، فعليك بحفظ المستلزمات الزائدة في خزانة أو دولاب. ويجب تخزين الأشياء التي لا تستخدمها بشكل منتظم. وتقدم ليزا كانارك في كتابها “Organizing Your Home Office for Success” (تنظيم مكتبك المنزلي من أجل النجاح) نصيحة حول كيفية إبعاد الفوضى عن مكتبك. وتقترح نقل جميع عناصر الزينة والأشياء التي لا تستخدمها سوى مرة واحدة في الأسبوع إلى أسطح ثانوية مثل خزانة الملفات أو أحد الأرفف. ويجب تخزين أي شيء تستخدمه مرة واحدة في الشهر في ملف أو وضعه على رف. أما الأشياء التي يقل استخدامك لها عن ذلك فيجب وضعها في خزانة.

نظّم المستلزمات بحيث يسهل الوصول إليها

فمثلاً، يجب ألا تكون مضطرًا إلى تحريك كومتين من الورق وفتح صندوق كي تصل يدك إلى ورقة ذات رأسية.

قم بإعداد مكتبك للعمل بسلاسة

إذا كان كل شيء يسقط بمجرد أن تقوم بسحب كتاب من مكتبتك أو إذا لم تكن هناك مساحة متوفرة بجوار آلة الفاكس تمكنك من إدراج المستندات وجمع الفاكسات الواردة بسهولة، فينبغي عليك إعادة ترتيب مكتبك. فهذه العوائق البسيطة في سير العمل تؤدي إلى ضياع الوقت وتسبب الضغط.

قم بوضع سلة مهملات “آمنة”

إذا كان سوء التنظيم ينبع من خوفك من التخلص من أشياء ثم إدراك حاجتك إليها فيما بعد، فعليك بوضع سلة مهملات “آمنة”. وينبغي عدم وضع أي شيء في سلة المهملات الآمنة بخلاف الأوراق. فلا تضع نوى التفاح أو علب الصودا أو أي شيء لا تريد رؤيته مرة أخرى إذا احتجت إلى البحث داخل سلة المهلات. وعليك ألا تقوم بإفراغ هذه المهملات إلا كل بضعة أسابيع، بحيث تتوفر لديك مدة كافية لاستردادها. ومن خلال هذا النظام يصبح التخلص من الأشياء أمرًا يسيرًا.

قم بوضع نظام لتدفق المعلومات

فكر في نوع المعلومات والمواد والعناصر الأخرى التي تصادفك بانتظام. من المحتمل أن تتضمن القائمة الأشياء الأساسية مثل البريد الوارد والصادر وأرقام الهاتف والمشروعات الحالية والمواد التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها ولكن لا يمكنك التركيز عليها حاليًا. وبعد إنشاء هذه القائمة، عليك بزيارة أحد متاجر المستلزمات المكتبية والبحث عن الحلول الملائمة لتنظيم كل تلك المعلومات. وقد لا يكون من السهل العثور على المنتج المثالي الذي يلبي احتياجاتك وربما كان عليك الجمع بين منتجين من المتجر أو شراء أحد الأصناف وتعديله بحيث يلائم أغراضك.

الملفات الورقية

مهما كان مستوى إعداد مكتبك، ستحتاج إلى بعض إجراءات الصيانة اللازمة للحفاظ على تنظيم المعلومات بمكتبك. فيما يلي بعض النصائح حول تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية.

ولعل الجميع يعرفون كيف يمكن أن يضيع الوقت أثناء البحث عن شيء داخل أحد أدراج الملفات. وسيعمل التنظيف الدوري للملفات غير الهامة على اختصار هذا النشاط المضيع للوقت.

قم بالتنظيف بشكل منتظم

عليك باستعراض خزائن الملفات مرة واحدة على الأقل كل ربع عام والتخلص من الأشياء التي لم تعد تحتاج إليها. وإذا كنت تضطر باستمرار إلى تأجيل هذه المهمة، فيمكنك تكليف شخص بمساعدتك. وعلى الرغم من أنه سيتعين عليك فيما يبدو الاشتراك في عملية التنظيف، فإن التقيد بموعد مع أحد المساعدين سيجبرك على إكمال المهمة.

أعد تسمية ملفاتك

إذا كنت تعاني من العثور على الأوراق في خزائن الملفات، فعليك بوضع أسماء للملفات بناء على أول كلمة ذات صلة تتبادر إلى ذهنك عند إنشاء الملف. فإذا كانت هذه الكلمة تتبادر إلى ذهنك عند إنشاء الملفات، فمن الراجح أن يسهل عليك تذكرها عند البحث عنها.

قم بإنشاء حافظات فرعية داخل كل حافظة معلقة.

فسيزيد ذلك من سهولة تحديد مواقع الأشياء.

قم بتجميع الحافظات المعلقة المرتبطة مع بعضها

عيك بوضع حافظات العملاء داخل درج واحد أو جزء من أحد الأدراج، ووضع الأشياء التي تقوم بحفظها داخل أجزاء أخرى. واحتفظ بملفاتك الشخصية في درج مستقل عن جميع المواد المتعلقة بالعمل.

قم بتوفير مساحة كافية لحفظ الملفات

لا يتاح التنظيم بغير مساحة كافية داخل خزائن الملفات. وعليك بالاستثمار في خزائن الملفات الكبيرة ذات الجودة العالية والتي توفر مساحة كافية للمواد التي تحتاج إلى تخزينها.

ملفات الكمبيوتر

إن محرك القرص الثبات بالكمبيوتر – وهو بمثابة النظير الإلكتروني لخزانة الملفات – يحتاج هو الآخر إلى التنظيف بشكل دوري. وفيما يلي بعض الاقتراحات من Fujifilm Computer Products وجمعية المكاتب المنزلية الوطنية (The National Home Office Association).

قم بتوفير مساحة خالية على القرص من خلال النسخ الاحتياطي

الملفات القديمة أو التي يندر استخدامها يمكن نقلها بسهولة من محرك القرص الثابت على أقراص مرنة أو خراطيش البيانات. ويعمل ذلك على زيادة سرعة استرداد الملفات على الكمبيوتر.

قم بإنشاء دلائل فرعية على محرك القرص الثابت

الدلائل الفرعية تتيح حفظ جميع الملفات ذات الصلة على الدليل الأصلي في مجموعة واحدة معًا. وجدير بالذكر أنه يسهل إنشاء الدلائل الفرعية. وكل ما عليك هو الرجوع إلى دليل استخدام نظام التشغيل لديك.

قم بإعطاء الملفات أسماء ذات مغزى

استخدم أسماء ملفات عامة وشاملة ويسهل التعرف عليها، مثل “الرواتب-96”. ويمكن الاستفادة من ذلك على وجه الخصوص عند العمل باستخدام عدد كبير من الملفات الصغيرة في نفس الوقت، كما يقلل من وقت البحث اللازم للعثور على ملفات محددة داخل دليل ما.

حافظ على التزامك بالتنظيم

التنظيم هو أحد الممارسات المكتسبة، ولكن مع الحفاظ على تنظيم محرك القرص الثابت والأقراص المرنة سيصبح ذلك طبيعة متأصلة. وعليك أن تقوم بشكل دوري بالنسخ الاحتياطي للملفات، مع متابعة حفظ الملفات بطريقة منظمة.

قم بضغط بياناتك

إذا كانت المساحة المتوفرة على القرص الصلب تمثل مشكلة دائمة، فهناك برامج تعمل على تقليص أو ضغط الملفات، مما يزيد بشكل كبير من مساحة التخزين المتوفرة. ويتوفر العديد من برامج ضغط البيانات.

استخدم أقراصًا مرنة مصنفة حسب اللون

فحفظ الأقراص المرنة بحسب اللون في حوامل أقراص مرنة منظمة يتيح للمستخدمين العثور على الأقراص المرنة المناسبة بسرعة وسهولة. فعلي سبيل المثال: يمكنك استخدام أقراص مرنة زرقاء للمحاسبة، وأخرى خضراء للرواتب وحمراء للمبيعات، وهكذا