مبادئ إجراء المقابلات الشخصية الفعالة
حين تعملون على التوظيف في شركتكم الصغيرة من الأساسي إجراء مقابلات مباشرة مع طالبي الوظائف كي تنتقوا أفضل المرشحين للعمل في شركتكم. بالنسبة إلى البعض، المقابلة الناجحة ترادف “مهارة الاتصال” إذ يجب طرح الأسئلة المناسبة والإصغاء إلى الأجوبة وجعل المرشحين يتحدثون بصدق عن مهاراتهم وسلوكهم. الناحية الإيجابية في الموضوع هي أنّ المرشحين يميلون إجمالاً إلى التحدث بانفتاح عن أنفسهم لذا ينبغي عليكم طرح الأسئلة التي تؤدي بهم إلى ذكر المعلومات التي تحتاجون إليها لاتخاذ قرار التوظيف.
استعينوا بسلسلة الإرشادات الواردة أدناه لتصقلوا موهبتكم في إجراء مقابلات العمل.
· تصعيد وتيرة المقابلة
· استعينوا بالأسئلة الأولى في المقابلة للتخفيف من توتّر المرشح وللتأسيس لوتيرة المقابلة. إنّ الأسئلة التي تتعلق بالخبرة المهنية للمرشح على غرار: “أخبرني كيف تمضي يومك في وظيفتك الحالية. ما الذي يعجبك فيها؟ وما الذي لا يعجبك؟” كفيلة بتشجيع المرشح على الارتياح والبدء بالكلام… فهذا هو الهدف من المقابلة.
· الإصغاء أكثر من الكلام
· إن خصصتم أكثر من 20 بالمئة من المقابلة في الكلام فأنتم لا تمنحون بذلك المرشحين فرصة للتحدث عن أنفسهم فالهدف من المقابلة هو مساعدتكم على اتخاذ قراركم بالارتكاز على كيفية إجابة المرشح عن أسئلتكم. لذا يجب أن تأخذوا الوقت لسماع تلك الأجوبة.
· احترام موعد المقابلة ومدتها
· دوّنوا مواعيد المقابلات على الاجنده واعتبروها بمثل أهمية مواعيد العمل. امنحوا المرشح اهتمامكم وانتباهكم الكاملين. رتبوا طاولة المكتب واطلبوا من عامل الهاتف عدم تحويل المكالمات خلال فترة المقابلة وأقفلوا الباب. فليعلم كلّ العاملين في مكتبكم أنّكم لا تريدون أيّة مقاطعة خلال ذلك الوقت.
· طرح الأسئلة ذات الأجوبة المفتوحة
· تفادوا طرح الأسئلة التي يمكن الإجابة عنها بنعم أو لا فقط بل استعينوا بأسئلة ذات أجوبة واسعة المجال تشجّع المرشحين على التحدّث عن أنفسهم. أصغوا جيداً إلى الأجوبة واطرحوا الكثير من أسئلة المتابعة. مثلاً: “لماذا حصل هذا برأيك؟” أو “كيف فعلت هذا؟” إذا أردتم معرفة مزيد من المعلومات اسألوا المرشّح عنها.
· طرح الأسئلة قبل وصف الوظيفة
· تجنبوا تقديم وصف مفصًل عن الوظيفة في مطلع المقابلة فالمرشح الذكي قد يستوحي أفكاراً من وصفكم ويبدأ بصياغة كلّ أجوبته تناسباً لما تريدون سماعه. عبر طرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة قبل عرض تفاصيل الوظيفة ستشجعون المرشح على تقديم أجوبة أكثر صدقاً.
· تفادي الأسئلة النموذجية المعتادة
· يعرف الجميع ما هي الأسئلة النموذجية التي تطرح خلال مقابلات العمل: “إلى أين تريد أن تصل بعد 5 سنوات؟ ما نقاط ضعفك وقوتك؟ حدثني عن نفسك؟” المشكلة في هذه الأسئلة هي أنّ مرشحين كثيرين قد أمضوا الوقت الكافي لإعداد أجوبتهم عنها. ذلك النوع من التعليقات المعلّبة لا يفيدكم ولذا عليكم أن تبتكروا أسئلة ذكية وغير متوقعة تجبر المرشحين على التفكير بواقعية ومنحكم تقييماً صادقاً عن مواطن قواهم وضعفهم. مثلاً الأسئلة المتمحورة على سيناريو معين حيث تسألون المرشح عن رد فعله إزاء مشكلة أو وضع مهني معيّن قد تعطيكم فكرة أوضح وأدق عن المرشّح.
· إجراء مقابلتين بدلاً من مقابلة واحدة
· استعينوا بالمقابلة الأولى لانتقاء أفضل مرشحين أو 3 مرشحين ومن ثم استعينوا بجولة ثانية من المقابلات لانتقاء المرشح الأفضل بينهم. قد يجري المقابلة الثانية أشخاص يتفاعلون مع المرشح عن كثب ومعلومات هؤلاء مهمة جداً.
· التنبّه إلى الأسئلة الممنوعة
· إنّ القانون صارم جداً بخصوص الأسئلة التي لا يمكن طرحها خلال مقابلة العمل. بشكل عام هذا النوع من الأسئلة الممنوعة هو الذي قد يستعمل جوابه لممارسة التمييز ضد المرشح . تركز تلك الأسئلة إجمالاً على معلومات لا علاقة لها بالوظيفة كالسنّ والعرق والوضع الاجتماعي أو الإعاقة
أسس إختيار الموظف
فيما تنمو مؤسستكم الصغيرة وتحتاج السوق إلى المنتج أو الخدمة التي تبيعونها، تستقطبون موظفين لمساعدتكم على توسيع نطاق أعمالكم. هل من الممكن أن تطرأ المشاكل؟ للحقيقة، قد تطرأ مشاكل كثيرة إذا لم تقوموا بتوظيف الموظفين المناسبين.
يشكّل الموظفون الأكفاء الفرق بين الشركات التي تزدهر والشركات التي تفشل. بالطبع، موهبتكم كملاك المنشأة التجارية تؤدي أثراً قوياً في نجاح أعمالكم ولكن لا يمكنكم العمل بمفردكم إلى ما لا نهاية. بصفتكم أصحاباً للشركة الصغيرة تتطلب وظيفتكم بالبحث عن موظفين أكفاء واكتشاف ما يحفزهم ومن ثم تعيينهم في الوظائف التي تلائمهم وتؤدي إلى ازدهار تجارتكم.
يستغرق توظيف الموظفين مدة غير قصيرة من الوقت وهو يتطلب الكثير من الصبر والمجهود. يجب أن تقاوموا الرغبة في ملء الوظيفة الشاغرة سريعاً بأول المتقدّمين لها أو توظيف شخص لمجرد أنكم تريدون الانتهاء بسرعة من مقابلة المرشحين للعودة إلى إدارة أعمالكم. ستحتاجون أيضاً إلى توظيف أشخاص يمكنهم أن يتكيّفوا مع بيئة الشركات وأن يبرعوا فيها.
انتقاء مجموعة من المرشحين
أول خطوة في عملية التوظيف، بعد تحديد نوعية الشخص الذي تريدونه، تتطلب انتقاء مجموعة من المرشحين. ومن أجل تحقيق ذلك يمكنكم استخدام طرق تقليدية وأخرى غير تقليدية.
•كونوا في بحث دائم عن مرشّحين
حتى وإن كنتم غير مستعدين بعد للتوظيف فوراً فيجب أن تفكروا في الشخص الذي قد تحتاجون إليه بعد ستة أشهر أو سنة. لذا ابدأوا بالتنبه منذ الآن إلى مرشحين محتملين.
•اطرقوا الأبواب
عندما تقررون ما تريدونه، اتصلوا بالزملاء وبالأشخاص الذين كنتم تعملون معهم وبأصدقاء الأصدقاء وبالنقابة التي تنتمون إليها بحثاً عن المشورة والمقترحات. إذا كنتم تبحثون عن مندوب مبيعات مثلاً تحدثوا مع عملائكم لتعرفوا من مندوب المبيعات الذي يفضلونه.
•ابحثوا في الأماكن غير التقليدية
أراد صاحب مؤسسة صغيرة ذات يوم أن يوظف مساعد له فقام بتوظيف النادل الذي يعمل في المطعم الذي يرتاده. لماذا؟ لأنه كان يعرف أن ذلك النادل لطيف مع الناس وذكي ومجتهد حتى قبل أن يفاتحه بخصوص الوظيفة. الأماكن الأخرى المفيدة التي قد تجدون فيها مساعدين إداريين هي مكاتب التوظيف الجامعية. فبوسع تلك المكاتب مساعدتكم على التوظيف أو أن تؤمّن لكم الطلاب المتدربين الذين يعملون بدون أجر.
•أنفقوا المال
إذا كنتم تبحثون عن مستوى مرتفع من الموظفين وإذا لم تثمر محاولاتكم في العثور عليهم، فقد تحتاجون إلى الاستعانة بمكتب للتوظيف. تقول كاثي إلستر، مؤسسة ورئيسة مؤسسة استشارية صغيرة في مدينة نيويورك: “على أصحاب الشركات تخطي نفورهم من صرف المال إذا كانوا يريدون توظيف شخص كفء. يمكنكم التفاوض على الأتعاب مع مكتب التوظيف أو دفع تلك الأتعاب على مدة فتره زمنية محددة”.
مرحلة التقييم
عندما تنتهي عملية انتقاء مجموعة المرشحين تبدأ عملية التقييم. هذه هي المرحلة التي يجب إيلاؤها اهتماماً كبيراً لمعرفة ما إذا كان الشخص المعيّن يملك المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة (وليس الحكم على شخصيته المحببة أو قبوله بمرتب يناسبكم) بجانب قدرته على العمل في محيط الأعمال الناشئة. هناك الكثير من الموظفين السابقين في شركات كبيرة متوفرين في سوق العمل حالياً ولكن ليس جميعهم مؤهلاً للعمل في الشركات الصغيرة.
يمكنكم أن تحددوا أهلية المرشّح للعمل في المؤسسة الصغيرة عبر طرح بعض الأسئلة غير التقليدية عليه. فمن الأرجح ألا يكون لدى المرشحين إجابات جاهزة لمثل هذه الأسئلة غير التقليدية، ما يعني أنكم ستتمكنون من جمع بعض المعلومات الصادقة خلال المقابلة حول رجاحة المرشح ورغبته في خوض المخاطر وقدرته على اتخاذ القرارات. فتلك هي السمات التي سيحتاجون إليها للعمل بنجاح في المؤسسات الصغيرة.
توصي كاثي إلستر باستخدام الأسئلة الواردة أدناه وأسئلة أخرى مماثلة، لتحددوا ما إذا كان المرشّح مؤهلاً للعمل في بيئة الشركات.
•ما هي المخاطر التي واجهتها في وظيفتك السابقة وماذا كانت النتائج؟
يحقق هذا السؤال أموراً كثيرة. فأولاً، ستكتشفون معنى المخاطرة في نظر ذلك المرشّح. قد يظن شخص معيّن أن معارضة الرأي السائد هي خطوة جريئة، بينما قد يعتبر شخص آخر أن الجرأة تتمثل بالخروج عن الاستراتيجية الإعلانية الراسخة للشركة. ستعرفون أيضاً من خلال هذا السؤال كيف يقوم هذا الشخص بمتابعة المبادرات التي يتخذها وكيف يعالج التغيير وقلة اليقين.
•ما الأساليب التي تتبعها لاتخاذ القرارات؟
قد تكتشفون هنا ما إذا كان المرشح يواجه صعوبات في اتخاذ القرارات. فالشخص الذي ينجز الأعمال بالطريقة المعتادة أو الشخص الذي يعتمد جداً على آراء الآخرين لاتخاذ القرارات قد لا يكون المرشح المثالي للعمل في شركه صغيرة، فهذه الأخيرة كثيراً ما تحتاج إلى أشخاص مستقلين يستطيعون اتخاذ قرارات في ظروف صعبة. بغية اكتشاف النمط الحقيقي لطريقة اتخاذ القرارات لدى الشخص المعين، اسألوه ماذا كان ليفعل في حالة معيّنة.
•هل يجب أن يكون الموظف قادراً على انتقاد المدير؟ وبأية طرق؟
طرح الأسئلة الذكية سيفصل بين المرشحين الغير قادرين والمرشحين القادرين على تعزيز شركتكم. ولكنكم تريدون أيضاً التأكد من أنكم لا توظفون شخصاً مجادلاً يعارض فقط بهدف المعارضة. لتحديد الفئة التي ينتمي إليها مرشحكم، اسألوه إذا عارض يوماً رئيسه في العمل واسألوا كذلك عن الموقف الذي استدعى ذلك. يمكنكم أن تطلبوا منه أيضاً إعطاءكم مثلاً لموقف قام فيه بتحدي رئيسه واستطاع أن يحوّل الموقف لصالحه
كيفية توصيف الوظائف
إنّ صياغة وصف واضح للوظيفة الشاغرة قبل الإقدام على التوظيف قد يساعدكم على انتقاء أفضل المرشحين من بين مجموعة كبيرة من المتقدمين للوظيفة. غالباً ما يتألّف هذا الوصف من جزئين – ملخّص للمسؤوليات المترتبة عن الوظيفة، وقائمه بالواجبات الرئيسية التي سيؤديها الموظف الخبير. توفيراً لوقتكم ولمجهودك يستحسن أن تصيغوا وصف الوظيفة بطريقه شاملة ووافية. فالوصف المبهم أو غير الدقيق قد يصعّب عليكم إيجاد المرشح المناسب للوظيفة المعينة، وهذا لأنكم تجهلون متطلبات الوظيفة تحديداً.
إنّ الوصف الواضح للوظيفة ضروري أيضاً بالنسبة إلى صياغة الإعلانات المبوبة وإعلانات الوظائف الشاغرة وجهود التوظيف الأخرى. فهو يكوّن صورة واضحة في ذهنكم عن المواهب التي تبحثون عنها بالتحديد، كما ستركّزون إعلاناتكم على تلك المزايا لجذب المرشحين الأكثر كفاءة.
استعينوا بالنصائح التالية عند صياغة وصف للوظائف الشاغرة.
تجنّبوا التعميم
وفروا معلومات محددة قدر المستطاع عند وصف الواجبات والمسؤوليات التي تريدون أن يؤديها الموظف الخبير فكروا في الفوائد التي سيدرها هذا الموظف على مؤسستكم أو على عملائكم. على سبيل المثال: لا تصفوا الموظف المطلوب لتأجير السيارات على أنّه مجرّد شخص: “يقوم بتأجير السيارة إلى العميل”. فإذا استعنتم بجملة مثل: “يساعد العملاء على اختيار السيارات التي تعجبهم وذلك بفضل معرفته بالسيارات القديمة والحديثة” ستحددون أنكم تسعون إلى شخص يحب السيارات ويمكنه التعبير عن هذا الاهتمام للعملاء.
تحديد الأولويات
فور الانتهاء من وضع قائمة المسؤوليات والواجبات، رتّبوها بحسب أهميتها. ابدأوا بالمهارات التي تتضمنها الوظيفة فبهذه الطريقة ستعرفون ما هو ضروري لإنجاز الوظيفة بنجاح وما ترغبون فيه ببساطة وما قد يكون غير ملائم لها. التوظيف عملية مساومة ووضع الأولويات يساعدكم على تحديد ما يمكنكم وما لا يمكنكم الاستغناء عنه.
استخدموا معايير قابله للقياس
عبروا بصراحة عن نوعية الأداء الذي تبحثون عنه لدى طالبي الوظيفة وإذا أمكن ابحثوا عن سبل لقياس تلك المعايير بالأرقام أو بالتواريخ، وإلا فستجدون أنكم وظفتم شخصاً يستطيع أداء المهام الضرورية ولكن تحت مستوى الإنتاجية المطلوب. على سبيل المثال، هل سيعمل مدير حسابات عملاء التميز على حساب واحد أم أربعة أم عشرة في نفس الوقت؟ هل من المتوقع أن يقوم موظف الحسابات بتحديث حسابات الواردات يومياً أم أسبوعياً أم شهرياً؟
أطلبوا المساعدة
خصصوا بعض الوقت لقضائه مع موظفي شركتكم الذين سيعملون مع الموظف الخبير وذلك لمعرفة رأيهم بالواجبات الرئيسية التي على ذلك الشخص تأديتها. فالأشخاص الذين يتعاملون مباشرة مع شخص ما يعرفون أكثر عن المهارات اليومية الضرورية لتأدية العمل بنجاح. سوف تجدون تلك المعلومات مفيدة للغاية
إيجاد الموظفين
يعد العثور على موظفين مناسبين أحد التحديات الدائمة بالنسبة لأصحاب الشركات. وأحيانًا ما تكون الطرق التقليدية كافية مثل إعلانات الجرائد وترشيحات الموظفين الحاليين، ولكن إذا استخدمت هذه القنوات التقليدية دون جدوى، فجرّب هذه السبل الأخرى:
النشرات الإخبارية بالجامعات وكليات الدراسات العليا
تقدم العديد من الكليات قوائم الوظائف للخريجين في صورة نشرة إخبارية أو هيئة للوظائف عبر الإنترنت. فإذا كنت تبحث عن نوع معين من التخصصات مثل ماجستير إدارة الأعمال أو متخصص فني، فيمكن أن يمدك اختيار الكليات المناسبة بمجموعة مستهدفة من المرشحين. اتصل بمكتب الخريجين واسأل عن متطلبات النشر. وغالبًا ما تكون هذه الإعلانات مجانية.
النقابات المهنية
تتضمن بعض المجموعات المهنية الإعلانات عن الوظائف في اتصالات الأعضاء. وهذه طريقة غير مكلفة للاتصال بالأشخاص الذين يفهمون المجال الذي تعمل به.
أساتذة الجامعات
من المعروف عن أصحاب الشركات الناشئة المكافحين قيامهم بالاتصال بأساتذة الجامعات للسؤال عن أسماء الطلاب البارعين الذين على وشك التخرج. وهذه وسيلة مكلفة للعثور على الأشخاص الماهرين، ولكنها يمكن أن تقودك للعثور على بعض المرشحين من ذوي المهارات النموذجية.
شركات التعيين
يحجم الكثير من أصحاب الشركات الصغيرة عن اللجوء إلى جهات التعيين باعتبارها ذات تكلفة زائدة. ومع ذلك، ففي حين أن شركات التعيين تفرض نسبة من مرتب المرشح للعام الأول، فإن الوقت الذي توفره لك خلال عملية التعيين يمكن أن يجعلها موفرة للتكلفة. وعليك التأكد من حساب الوقت المنقضي خلال عملية التعيين عند تحديد تكلفة التعيين