إدارة شؤون الموظفين

مبادئ تقييم الأداء

للحد من التعرض لدعاوى الموظفين، يجب أن يضع أصحاب الأعمال قائمة فحص بالعناصر اللازمة لتطبيق أنظمة تقييم أداء عادلة ومنصفة وذات صبغة قانونية.

أطلع الموظفين على معايير الأداء مسبقًا. عند التحاق موظف جديد بالعمل أو عند إقرار معايير جديدة، فإنه يتعين على المشرفين تعديل نماذج المهام الوظيفية وتقييم الأداء ويجب تقديم نُسخ إلى جميع الموظفين المعنيين.

قم بتوثيق جميع مشكلات الأداء بصفة دورية في نماذج التقييم أو نماذج التأديب التدريجي المناسبة. وقدم نسخة على الفور إلى الموظف. قد يؤدي استخدام نموذج دقيق لإجراء تقييم إلى تسجيل شامل ودقيق للمعلومات. على الجانب الآخر، فإن عدم التحلي بالرسمية قد يؤدي إلى رفع دعاوى بالتمييز.

قدم تعليقات تقييمية مناسبة للموظفين؛ حيث إن التقييمات المبهمة أو المعممة أو غير الموضوعية قد تؤدي إلى إقامة دعاوى ضدك.

قم بتقييم الموظفين غير المنتجين على وجه السرعة. عندما يتسامح المديرون مع أحد الموظفين الذي يعاني من مشكلة في الأداء منذ شهور، ثم يقدمون له فجأة تقييمًا سلبيًا له ويفصلونه، فقد يدعي الموظف أن الإجراء كان استبداديًا أو ينطوي على تمييز، وقد يتمكن من أن يثبت أنه لم يمنح الفرصة للتحسن.

امنح الموظف فرصة للتعليق على تقييم الأداء أو مناقشته. قد يدعم هذا حقيقة أنك قدمت إشعارًا إلى الموظف.

قم بتدريب المشرفين على كيفية تقييم أداء الموظفين وكيفية إدارة نظام التقييم بالشركة.

قم بإنشاء نظام مراجعة لمنع تأثر التقييم بتحيز المديرين أو المشاعر الشخصية.

قم بإعداد بيانات مكتوبة للسياسة تقر إجراءً واحدًا فقط لإجراء التقييمات.

قم بتوثيق ملفات الأداء بالإضافة إلى الاختبارات المتعلقة بالعمل وأنظمة ونماذج التقييم والمذكرات الموق

أسس الإحتفاظ بالموظفين المميزين

يُعد الاحتفاظ بالموظفين أمرًا ضروريًا للاستدامة المستمرة لأية مؤسسة.

دفع أجور تنافسية

إن زيادة الراتب ليست طريقة تلقائية لتجنب رحيل الموظفين. كما أن دفع رواتب منخفضة جدًا أثناء فترات انخفاض البطالة سيسهم في رحيل الموظفين عن الشركة. وعلى الرغم من أهمية دفع أجور تنافسية، لكن هذا ليس الطريقة الوحيدة ولا يعد ضمانًا للاحتفاظ بهم.

تقديم سبل المرونة

يرغب الموظفون على نحو متزايد في التمتع بمزايا المرونة في وظائفهم، وعليه فإنهم سيستمرون مع صاحب العمل الذي يضمن لهم تحقيق ذلك. فتغييرات جداول المواعيد، وثبات المناوبات، ومنح الإجازات لقضاء الأمور الشخصية، وكذلك المبادرات الأخرى التي تعود بالنفع على العائلة، كلها من الأمور التي تحظى بالتقدير من جانب الموظف.

مناصرة الأقدمية

يقدر الموظفون صاحب العمل الذي يقدر فترة الخدمة الطويلة. وفي حين أن منح مكافآت الالتحاق بالعمل أمر منطقي في الأسواق محدودة العمالة، فإن أصحاب العمل عليهم أيضًا أن يقدروا قدامى الموظفين.

احترام الموظفين

الإخلاص شأنه شأن الاحترام يعد من القيم المتبادلة. وتعد مواقع العمل التي تهتم بخدمة الأفراد، والعلاقة مع الزملاء والمشرفين، وتقديم التدريب من بعض الأساليب التي يمكن أن يستخدمها أصحاب العمل لدعم احترامهم نحو الموظفين.

زيادة مساحة التواصل وتحسينها

أخبر الموظفين بصفة دورية بميزات الوظيفة. وقارن شركتك بالمنافسين وتحدث عن المزايا. واكتشف الأساليب المختلفة للتواصل، مثل مجموعات الدراسة، وقواعد البيانات عبر الإنترنت، وخطوط الاتصال الساخنة، واستقصاءات قياس الاتجاهات. واطلب أن تكون كفاءة التواصل من أولويات جميع المديرين واحرص على قياس التقدم.

دفع مكافآت الاحتفاظ بالموظفين

في الأوقات العصيبة، كما في عمليات الاندماج والاستحواذ وإغلاق المصنع أو الموقع والأزمات المالية، يلجأ الكثير والكثير من أصحاب العمل إلى دفع مكافآت الاحتفاظ بالموظفين للعاملين الأساسيين لضمان استمرارهم في الوظيفة أثناء الفترات الانتقالية. ويتمثل جزء من أي إستراتيجية عامة تتعلق بمنح الاحتفاظ بالموظفين في تصميم برنامج يتضمن ما هو أكثر من دفعات الراتب ويمكن أن يتضمن مزايا أخرى مثل مصاريف الدراسة والانتقال وخدمات التقاعد المحسنة. ودفع حوافز الاحتفاظ بالموظفين على دفعات مع مرور الوقت يعد أكثر فاعليةً من دفعها كمبلغ إجمالي مرة واحدة

أسس تصميم دليل الموظف وسياسة الشركة

باعتبارك صاحب شركة صغيرة، يمكنك المساعدة في الابتعاد عن المشكلات القانونية من خلال وضع صياغة واضحة على الورق لما تتوقعه من الأشخاص الذين يعملون معك. ولن تحتاج في الغالب إلى إعداد اتفاقية عمل منفصلة لكل موظف يعمل لديك. فيكفي وجود دليل موظف يضم تفاصيل السياسات الخاصة بشركتك.

ويساعد دليل الموظف الناجح على تقليل حالات سوء التفاهم. وذلك حيث تكون لدى الموظفين فكرة واضحة عن سياسات الشركة، إذ إن هناك مرجعًا يعودون إليه للحصول على إجابات لاستفساراتهم الأساسية. والأهم من ذلك، هو أنه يمكن أن يجنبك مواجهة دعوى قضائية مكلفة في حالة قيام أحد الأشخاص بالطعن في سياساتك باعتبارها غير عادلة أو تنطوي على تمييز.

ستساعدك النصائح التالية على وضع وثيقة تستفيد منها شركتك كثيرًا.

العناصر التي بنبغي تضمينها

يجب أن يقدم دليل الموظف فكرة واضحة حول سياسات شركتك. ومن بين النواحي التي ينبغي أن يشملها ما يلي:

ساعات العمل العامة

القواعد واللوائح المتبعة بالشركة (قواعد الزي الرسمي، كيفية تعامل الأشخاص مع العملاء، لوائح السلامة، وما إلى ذلك)

كيفية الحصول على الإجازات

العطلات المدفوعة وأيام الإجازات الشخصية

الإجازة المرضية

مراجعات المرتبات وتقييم الأداء

سياسة الوقت الإضافي وفترات الراحة التعويضية

المزايا الصحية والطبية

خطة المعاش والمزايا الإضافية الأخرى

سياسة إجازات الوضع

أي قواعد أو لوائح أخرى

كن واضحًا وموجزًا ومتناسقًا

فالهدف من دليل الموظف هو توصيل سياسات الشركة للموظفين لديك. ومن الضروري أن تتم كتابته بطريقة واضحة ومباشرة، بحيث لا يكون هناك مجال لسوء الفهم. ويجب أن يوضح السياسات الخاصة بالموارد البشرية لديك. وفي واقع الأمر، فإن العديد من الدعاوى القضائية يكون سببها عدم وضع الشركات لسياسات موثقة وثابتة ومن ثم يكون المجال مفتوحًا لادعاءات التمييز (سواء كانت حقيقية أم لا). ويجب أن يعالج الدليل هذا الأمر.

وضّح حقك في إنهاء خدمة أحد الموظفين

يجب أن يوضح جزء من الدليل حقيقة أن التوظيف في شركتك “حسب مشيئة صاحب العمل”. ويعني ذلك أن للشركة الحق في إنهاء العلاقة مع الموظف في أي وقت وبدون سبب، كما أن للموظف الحق في ترك الشركة في أي وقت. والغرض من عبارة “حسب مشيئة صاحب العمل” هذه هو إبطال ادعاء الموظف بأنك قد منحته وعدًا شفهيًا باستقرار الوظيفة. وهذا بدوره يمكن أن يحميك من أي دعوى قضائية محتملة.

لا داعي لأن يكون الدليل شيئًا مبهرًا

ربما تكون لديك فكرة عن دليل الموظف باعتباره كتابًا مطبوعًا كبير الحجم. ولكن في الواقع، فإن العديد من الشركات الصغيرة يكفيها ما هو أبسط من ذلك بكثير – حيث إن ورقة حقائق مؤلفة من صفحة أو صفحتين ومصممة على الكمبيوتر تفي بالغرض. فليس مظهر الدليل هو العنصر المهم. ولكن المهم هو ما يحتويه بداخله.

اكتبه بنفسك، ولكن عليك مراجعته لدى المحامي

يمكنك توفير الرسوم القانونية من خلال كتابة دليل الموظف بنفسك بدلاً من ترك المشروع برمته في يد المحامي. ولكن عليك بمراجعته وتنقيحه، إذا لزم الأمر، لدى المحامي. فمن المهم أن تكون سياساتك متوافقة مع القوانين الفيدرالية وقوانين الدولة والقوانين المحلية.

احرص على توقيع الموظفين باستلام الدليل

إن مجرد تسليم دليل الموظفين لا يكفي. فعندما تعطي أحد الموظفين الجدد دليل الموظف أو ورقة الحقائق، عليك أن تحصل على توقيعه باستلام الدليل. ويعد نموذج التوقيع هذا إقرارًا من الموظف باستلام الدليل واستيعابه لسياسات الشركة. قدّم نسخة من هذا الإيصال بالاستلام للموظف، وضع نسخة أخرى في ملف الموظف. وسيساعد ذلك على حمايتك من أي ادعاءات محتملة بأن أحد الأشخاص قد تم فصله من الشركة بسبب قواعد لم يعرف عنها شيئًا. ويمكن أن يساعدك المحامي على إعداد هذا النموذج

أسس إدارة الإجتماعات

كلما أخذت شركتكم الصغيرة بالنمو اضطررتم إلى عقد مزيد من الاجتماعات فيها. قد تكون اللقاءات غير الرسمية على قدر من الفعالية ولكن عندما يضيق الوقت وعندما تصبح المشاريع أكثر تعقيداً، يصبح التنظيم ضرورياً. أما التعامل مع شركات عميلة لديكم فقد يتطلب منكم أيضاً إدارة اجتماعات رسمية.

إنّ الوصف الواضح للوظيفة ضروري أيضاً بالنسبة إلى صياغة الإعلانات المبوبة وإعلانات الوظائف الشاغرة وجهود التوظيف الأخرى. فهو يكوّن صورة واضحة في ذهنكم عن المواهب التي تبحثون عنها بالتحديد، كما ستركّزون إعلاناتكم على تلك المزايا لجذب المرشحين الأكثر كفاءة.

الخطوة الأولى: حددوا الأهداف

الهدف الواضح سوف يشجّع الأشخاص على حضور الاجتماعات لأنهم سيفهمون الغرض منه كما أنه سوف يكون أسساً لاجتماع فعال ومحدد المضمون.

غالبا ما يكون للاجتماعات هدف من هدفين – الإعلام أو اتخاذ القرار فيما “المناقشة” ليست هدفاً لعقد اجتماع. على سبيل المثال: هدف “تحديد وضع الشركة في السوق بخصوص الإعلانات التجارية لمجموعة العام 2000” يعتبر هدفاً فعالاً، فهو يركز على موضوع محدد و يعلن بوضوح عن الغاية من الاجتماع. أمّا عقد اجتماع “لمناقشة تسويق مجموعة العام 2000” فيبدو غير هادف و قد يؤدي إلى التشتت بدلاً من التنفيذ.

الخطوة الثانية: اجمعوا المشاركين في الاجتماع

ضعوا قائمةً بأسماء الأشخاص الذين يجب حضورهم الاجتماع. فكروا ملياً في وجوب حضور الشخص المعيّن إلى غرفة الاجتماع طوال مدة هذا الأخير أم عدم وجوبه (ربما يستطيع ذلك الشخص المشاركة في الاجتماع من خلال الهاتف أو أن يحضر فقط لمناقشة موضوع محدد). تذكروا أنكم إذا تسببتم بإضاعة وقت أي من الأشخاص سوف يتردد هؤلاء إزاء حضور الاجتماع القادم.

يجب أن تحددوا موعداً نهائياً لعقد الاجتماع عند دعوة الأشخاص إلى حضوره فعليكم مراعاة جداول أعمالهم. وستجدون أنه من الأسهل تحديد موعد للاجتماع إذا قلتم: “من فضلكم حضّروا أنفسكم لحضور الاجتماع والرجاء أن تعلمونا مسبقاً إذا كنتم لن تتمكنوا من الحضور”. يجب أن تعلموا الأشخاص دائماً بالهدف من الاجتماع، وبأوقات بدئه واختتامه. يجب أيضاً التأكيد بأن الاجتماع سيبدأ في الموعد المحدد له.

 الخطوة الثالثة: وضع جدول أعمال للاجتماع

جدول الأعمال هو قائمة بالبنود الأساسية التي يجب مناقشتها من أجل تحقيق هدفكم. قد تستخدمونه لأنفسكم أو قد تؤثرون توزيعه على المشاركين الآخرين في الاجتماع. الفائدة من توزيع جدول الأعمال هو تقديم نص يستطيع الحاضرون متابعته. مساوئ توزيع جدول أعمال تتمثل في أنه قد يشتت انتباه الحاضرين أو أن يجعلهم يخوضون في مواضيع أنتم غير مستعدين لمناقشتها بعد. على سبيل المثال، إذا كان البند الخامس من جدول الأعمال يتناول الأمور الهندسية فقد يرغب المهندسون الحاضرون في التحدث بهذا الموضوع مباشرة. إذا كنتم تريدون حلّ أمور أخرى أولاَ، فربما من الأفضل الاحتفاظ بجدول الأعمال لنفسكم. أمّا إذا كنتم تديرون اجتماعاً عن وضع مشروع ما فسيمكنكم استخدام الجدول الزمني للمشروع كجدول أعمال للاجتماع.

 إذا قررتم توزيع جدول الأعمال، تأكدوا من كتابة الهدف من الاجتماع وتاريخه في أعلى الصفحة كما يجب أن تميّزوا البنود عن أحدها الآخر بعلامات واضحة. فضلاً عن ذلك يجب أن يتسلم جميع الحاضرين نسخه عن جدول الأعمال ولذا تأكدوا من امتلاككم نسخاً إضافية عنه.

 الخطوة الرابعة: التحكّم بالاجتماع

فور بدء الاجتماع، ستصبحون مسؤولين عن إدارته وتعزيز التركيز فيه. إليكم إذاً بعض الإرشادات لتحقيق ذلك:

 •ابدأوا في الموعد المحدد حتى ولو تأخر الحاضرون. إذا انتظرتم حتى وصول آخر شخص فسوف تعوّدون الآخرين على التأخير.

•اذكروا الهدف من الاجتماع بإيجاز.

•إذا كنتم قد قمتم بتوزيع جدول الأعمال، تأكدوا من متابعة جميع الأفراد له لتتمكنوا من تحقيق أهدافكم.

•إذا طالت المناقشة بخصوص موضوع ما ولم يتم اتخاذ قرار بشأنه، فمن واجبكم أن تتدخلوا وأن تقولوا كلاماً مثل: “مراعاة للجدول الزمني للمشروع علينا اتخاذ قرار”.

•إذا كان من الواضح أنّه يتعذر التوصل إلى حل بشأن موضوع ما، حددوا الأمور التي ستكون ضرورية لحله مستقبلياً وأضيفوه إلى الجدول الزمني للمشروع.

•السيطرة على الحاضرين: يجب أن تتصرفوا بحزم إذا وجدتم أن المجموعة المشاركة قد خرجت عن سياق الاجتماع واقترحوا مناقشة الأمر في وقت لاحق.

•حددوا موعد الاجتماع القادم عند انتهاء الاجتماع الحالي.

•إذا كنتم أنتم من طلب عقد الاجتماع، فأنتم المسؤولون عن تدوين الملاحظات أو عن تعيين شخص آخر لفعل ذلك.

الخطوة الخامسة: المتابعة

لا ينتهي كلّ شيء عند انتهاء الاجتماع إذ يبقى عليكم اتخاذ مزيد من الإجراءات، فعليكم كتابة مذكرة داخلية موجزة عن النقاط التي تم تناولها في الاجتماع والتي اتخذ قرار بشأنها والإجراءات التي يجب أن تقرر بشأن الأمور التي تتطلب التوضيح وتوزيع هذه المذكرة. يجب أن تكون هذه المذكرة مستخلصة مباشرة من الملاحظات التي تم تدوينها خلال الاجتماع. لا تجعلوا المذكرة طويلة فذكر مجموعة من النقاط سيفي بالغرض.

لا تنسوا شكر الحاضرين على مشاركتهم في الاجتماع فهم سيسرون إذا شعروا بأنكم تقدرون الوقت الذي بذلوه لحضور الاجتماع.

عدّلوا الجدول الزمني للمشروع طبقاً للتقدم الذي سجّل في الاجتماع. تأكدوا من إضافة تاريخ الاجتماع القادم والأمور التي يجب تحقيقها بحلول هذا التاريخ.

ومن ثمّ وزّعوا الجدول الزمني المعدّل

تخطيط ما قبل الإجازة

يمكن تخفيف التوتر والخوف الذي يمكن أن يصاحب تخطيط ما قبل الإجازة عن طريق إنشاء قائمة بالمهام والأمور التي يجب التعامل معها أثناء غيابك ثم وضع علامة على كل عنصر عند التعامل معه. يتيح لك هذا التخطيط المنظم السفر للإجازة وأنت مطمئن البال والحصول على القسط الذي تستحقه من الراحة والاسترخاء.

ستحتاج على الأقل إلى شخص في مؤسستك ليحل محلك أثناء غيابك. إذا لم يكن لديك موظفون، فيمكن أن يحل أحد الزملاء المحترفين محلك كجهة دعم احتياطية في حالات طوارئ العملاء.

انقر على العناصر أدناه لاستعراض بعض نقاط التخطيط الأساسية التي تضمن رسم معالم إجازة بدون مشكلات:

إعداد قائمة بالمشروعات

قم بعمل جرد كامل للمشروعات المكتملة حديثًا والعمل الحالي والمهام القادمة. ولكل عنصر في القائمة، قم بإنشاء قائمة أخرى بها كافة المشكلات المحتملة التي قد تنشأ أثناء غيابك. قم بالتخطيط لكل تطور من هذه التطورات. تأكد من عدم تجاهل المشروعات المكتملة حديثًا. فالعمل الذي “انتهيت منه مؤخرًا” قد يثير تساؤلات العملاء في الأسابيع التالية.

وضع تخطيط لأسوأ الحالات

ضع قائمة بالسيناريوهات المحتملة للمشروعات الحالية وأطلع طاقم العمل أو الزملاء الداخليين عليها. ومن خلال جزء من التخطيط الذي يضع قانون مورفي في الاعتبار، يمكن إعداد الجميع للأمور التي ستفشل بالتأكيد. ما مصادر القلق الرئيسية لكل عميل؟ ما أسوأ شيء قد يحدث مع كل عميل؟ ويعني هذا النوع من التخطيط أن العملاء سيتحدثون مع شخص يتفهم مصادر قلقهم في حالة حدوث مشكلة. على سبيل المثال، قد تتضمن ملاحظاتك حول مشروع معين ما يلي “إذا اتصلت السيدة ناهد، فمن المحتمل أن يكون قلقها متعلقًا بالأمر س وص. في آخر مرة أكملنا فيها مشروعًا مثل هذا، واجهنا صعوبات في النواحي التالية.”

إبلاغ العملاء الأساسيين بغيابك

لا تدع غيابك الطويل يكن مفاجأة للعملاء. أرسل لهم إشعارًا بغيابك – على الأقل قبلها بفترة من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع، ويفضل قبلها بفترة أطول. أخبرهم بمدة غيابك ومن يمكنهم الاتصال به أثناء غيابك، وكيفية اتصالهم بهذا الشخص (أرقام الهاتف والفاكس، وعنوان البريد الإلكتروني)، وكيفية مساعدة هذا الشخص لهم. أبلغهم بثقتك في قدرة فريق العمل أو الشخص البديل في مساعدتهم في حالة حدوث مشكلة. وإذا كانوا يتعاملون مع شخص جديد في مؤسستك، فرتب موعدًا للطرفين ليتحدثوا معًا قبل أن تسافر. من الضروري أن يشعر العملاء بالارتياح للترتيبات التي أجريتها.

التخطيط لكافة الاتصالات والمراسلات الواردة

تأكد من استعدادك للتعامل مع البريد الصوتي والبريد الإلكتروني والفاكسات الواردة.

البريد الصوتي: إذا كان هناك شخص آخر في المكتب يتولى حِمل العمل الخاص بك، فضع الرقم الداخلي أو رقم الهاتف الخاص به في رسائلك الصادرة حتى يستطيع المتصلون بك الوصول إلى الشخص الفعلي الذي يمكنه الاستجابة لاحتياجاتهم. إذا لم تقم بتحويل المتصلين إلى شخص آخر، فاكتب رسالة تأكيد تخبر العملاء بوقت عودتك وكيفية حصولهم على ما يحتاجونه خلال هذه الفترة.

البريد الإلكتروني: راجع موفر خدمة الإنترنت (ISP) لمعرفة ما إذا كان يوفر خدمة الرد التلقائي، وهي خدمة تقوم بإرسال رد تلقائي إلى أي شخص يرسل إليك رسالة عبر البريد الإلكتروني أثناء غيابك. وكما في البريد الصوتي، يجب أن تشير رسالة الرد إلى مدة غيابك عن المكتب والشخص الذين يمكن للعملاء الاتصال به إذا كانت الرسالة تتطلب عناية فورية. إذا لم يكن لديك هذا الخيار، فتأكد من تخصيص شخص ما لمراجعة علبة البريد الخاصة بك بانتظام والتعامل مع أي رسائل تتطلب ردًا مباشرًا.

الفاكسات: اسند مهمة جمع الفاكسات وقراءتها والتعامل معها إلى شخص في مكتبك حتى لا يتم إغفال المشكلات العاجلة. وربما ترغب في أن يقوم شخص من مكتبك بتحويل الفاكسات إلى رقم فاكس محلي بحيث يمكنك تجميع الفاكسات بنفسك أثناء فترة غيابك.

توفير المستلزمات والمصروفات النثرية

إذا كنت ستترك فريق عمل أو زملاء عمل، فتأكد أن لديهم المستلزمات المكتبية الكافية لاستمرار العمل أثناء غيابك. راجع احتياطي المصروفات النثرية وتأكد أنه كافٍ أو اترك شيكًا موقعًا لهذا الغرض.

دفع الفواتير وتوقيع الشيكات

تحقق من تاريخ استحقاق الدفعات المنتظمة للإيجار والمرافق والمستلزمات وهكذا. إذا لم تكن ترغب في سداد هذه الدفعات قبل الأوان، فحرر شيكات واعهد بها إلى شخص ليقوم بإرسالها في التواريخ المناسبة. لا تدع الحسابات تتجاوز تاريخ استحقاقها لمجرد أنك في إجازة.

ترك معلومات للاتصال في حالة الطوارئ

تأكد أن الأشخاص في المكتب لن يقعوا في مأزق إذا ما واجهتهم مشاكل فنية أو مشاكل صيانة أثناء غيابك. ماذا يحدث إذا كان هناك انسداد في أحد المصارف أو انفجرت الغلاية؟ اترك رقم هاتف الفني الكهربائي وعامل السباكة وغيرهم من أفراد صيانة المبنى. ولا تنس أجهزة الكمبيوتر وشبكة الهاتف. تأكد من توفر معلومات الاتصال بأفراد الصيانة أو الاستشاريين أيضًا.

مراجعة الأمور الصغيرة مرة أخرى

لا تنس إجراءات النظافة والأمان. اكتب كافة الأعمال الروتينية التي تقوم بها في مكتبك دون التفكير فيها. هل أنت الشخص الذي يقوم بشكل روتيني بسحب ستائر النوافذ بعد الظهيرة للحفاظ على الأجهزة من الحرارة الشديدة؟ هل أنت من يقوم بوضع ورق الحمام في حمام الموظفين؟ فكر في كل هذه الأمور الصغيرة وتأكد أنه يتم القيام بها أثناء غيابك. إذا كنت أنت المسؤول عن غلق المبنى مساءً، فتأكد أن هناك شخصًا آخر يعرف إجراءات تأمين المبنى

تحديد الأهداف للموظفين

إنّ تحديد الأهداف لموظفيكم هو عنصر ضروري لإدارة الموارد البشرية.

هناك العديد من الأسباب لوضع أهداف للموظفين فإن الأهداف تسهم في: تركيز انتباه الموظفين على الغاية من أعمالكم وتعزيز فرصكم بالنجاح من خلال توجيه مجهود موظفيكم على تحقيق النجاح القصير والطويل الأمد، وأيضا تحفيز الموظفين. إذن تحديد أهداف الموظفين هو جزء هام من برامج تقييم الموظفين أو مكافأتهم، فبدون أهداف لن تتمكنوا من قياس الإنجازات بسهولة.

يجب أن تكون الأهداف واضحة ومفهومة لكي تكون فعالة. ويجب أن يكون كل هدف ملموساً وقابلاً للتحقيق وضرورياً لنمو شركتكم. ستساعدكم الإرشادات أدناه على وضع أهداف جيدة:

حددوا الأهداف مع الموظفين

غالباً ما يكون الموظفون أفضل مصدر للمعلومات عن الأهداف الوظيفية المحددة التي سوف تسهم في رفع الإنتاجية الإجمالية والاستجابة أو أي هدف آخر للشركة. إنّ إشراك الموظفين في وضع الأهداف يحدّ من الاستياء الذي قد ينتج عن فرض الأهداف.

أعيدوا تقييم الأهداف باستمرار

يجب أن تفعلوا ذلك على الأقل في منتصف العام للتأكد من أن الأهداف ما زالت قائمة وأن الموظفين يتبعون المسار الصحيح لإنجازها

معايير تفويض العمل

يفتخر بعض أصحاب المؤسسات الصغيرة بأنّهم ينجزون كلّ شيء لمؤسستهم بأنفسهم، ولكن ليس من المنطقي أن تقوم المؤسسة التجارية على فرد واحد. ففي الحقيقة، يجب أن تفوضوا أكبر قدر ممكن من أعمال المؤسسة إلى آخرين إذا كنتم تريدون الانتعاش لأعمالكم. وإذا لم تفعلوا ذلك، فسوف تجدون وقتكم محدوداً والمسؤوليات كثيرة على عاتقكم وسيراوح وضعكم مكانه.

هناك ثلاثة أسباب رئيسية تشرح عدم تفويض أصحاب المؤسسات الصغيرة لأعمالهم. وبعض المبررات الشائعة التي يتذرعون بها مدرجة أدناه. ننصحكم بمتابعة قراءة هذه المقالة لتعرفوا لماذا تعتبر تلك المبررات غير مقنعة. ثم استخدموا استمارة كتلك المعروضة أدناه لمساعدتكم على تحديد المسؤوليات التي يمكنكم تفويضها إلى آخرين.

المال – “لا أستطيع دفع أجر لشخص كي يقوم بهذه الأعمال عنّي”.

إنّ عدم تفويض الأعمال بسبب الكلفة المادية يعتبر قصر نظر من جانب صاحب المؤسسة. نعم، سيكون عليكم دفع المال لأحد الأشخاص كي يقوم بعمل تستطيعون أن تفعلوه بأنفسكم. ولكن إذا كنتم مستشارين يبلغ أجركم 100 ريال سعودي في الساعة، فهل من المجدي أن تهدروا وقتكم في ترتيب ظروف الرسائل؟ استخدموا الوقت الذي ستوفرونه بفضل تفويض أعمالكم لكي تبحثوا عن عملاء جدد. بهذه الطريقة ستستمرون في جني المال من الأعمال التي تلزّمونها كما ستجنون المال من الأعمال الجديدة.

الوقت – “تدريب شخص سواي سيستغرق وقتاً طويلاً. يمكنني تحقيق الأعمال بنفسي بشكل أسرع.”

إنّ التذرّع بعدم كفاية الوقت لتدريب شخص آخر قد يكون تغطية لسبب آخر دفين مثل الخوف من فقدان السيطرة على الأمور. إذا كان هذا منطقكم، فاكتبوا قائمة بجميع مهامكم وبالوقت الذي يستغرقه تعليم شخص آخر للقيام بها بالنيابة عنكم. ثم اختاروا واحدة أو أثنين من الوظائف السهلة التدريب وابدأوا بهما. سيعوّدكم ذلك تدريجياً على التخلي عن المسؤوليات الروتينية.

الجودة – “لا يستطيع أحد أن يقوم بهذا العمل بطريقة أفضل مني”.

هذا هو أقدم المبررات ومع أنه صحيح فهو ليس بسبب مقنع لعدم تفويض الأعمال. صحيح أنّ الشخص الذي تعينونه قد لا ينجز الأعمال بجدارتكم نفسها ولكن فكروا في الأعمال التي سيستطيع هذا الشخص إنجازها عندما تنتهون من تدريبه. إذا قررتم أنكم أنتم وحدكم الذين ستتمكنون من إنجاز مهام محددة بكفاءة، فلديكم أحد الاختيارين: احتفظوا بتلك المهام لأنفسكم وفوضوا المهام الأخرى، أو اقتنعوا بإنجاز المهمة بطريقة جيدة وليست ممتازة. في كثير من الأوقات، قد يكفي إنجاز الأعمال بطريقه جيدة فحسب.

استمارة تفويض الأعمال

استخدموا هذه الاستمارة لتتبينوا كيفية استعمالكم لوقتكم. استعينوا بها لفترة أسبوع أو أسبوعين لتعرفوا الوقت الذي تستغرقه كل مهمة (سواء أكانت هامة أم هامشية). وقد تكتشفون أنكم تهدرون الكثير من الوقت على وظائف من السهل تفويضها.

يجب أن تتضمن الاستمارة ثلاثة أعمدة:

المهمة/ النشاط

الوقت المستغرق

خطة التفويض