مسك الدفاتر وحفظ السجلات المالية

نظام مسك الدفاتر وحفظ السجلات

تعد عملية إمساك الدفاتر الملائمة هامة لتحقيق الاستدامة للشركة وتوسعتها. فبدونها، تخاطر بالدخول في أزمات تدفقات نقدية طاحنة وتبديد الأموال وإهدار فرص التوسع. عندما تقوم بالتخطيط لعملية إمساك الدفاتر الروتينية أو مراجعتها، فتذكر أن الغرض من ذلك هو مساعدتك على إدارة شركتك وتمكين الهيئات الضريبية من تقييم نشاط شركتك. وطالما كانت عملية إمساك الدفاتر لديك تحقق هذين الهدفين، فبإمكانها أن تكون بسيطة قدر الإمكان، وهذا ما ينبغي لها.

توضح المبادئ التوجيهية العامة هنا ما ينبغي عليك التعامل معه بعناية كما تقدم أفكارًا حول كيفية الحفاظ على دفاترك بصورة مرتبة. لكن قبل اتخاذ أية قرارات بشأن إمساك الدفاتر، استشر المحاسب أو معد الضرائب الذي تتعامل معه لأن احتياجات إمساك الدفاتر تتنوع بصورة كبيرة بحسب الشركة.

يختار الكثير من مالكي الشركات الصغيرة استخدام البرامج لتتبع الأوجه المتنوعة لشركاتهم، كما يتم توفير الموارد هنا لمساعدتك على إنشاء نظام تشغيل تلقائي بالكمبيوتر. يتمثل العنصر الأساسي للاستفادة الكاملة من برامح إمساك الدفاتر في تحديد ما إذا كانت توفر لك الوقت وتترك لك مساحة للتركيز على إدارة شركتك. وسيتم ذلك في كثير من الحالات، لكن يتعين عليك الانتباه كي لا تسقط في فخ إهدار الوقت في عملية إمساك الدفاتر بواسطة الكمبيوتر والذي يمكن إنجازه على الورق بشكل أكثر فاعلية. ويمكن الحصول على استمارات إمساك الدفاتر الوارد ذكرها هنا من أغلب متاجر الأدوات المكتبية.

من الأفضل أن تتم إحالة بعض وظائف إمساك الدفاتر إلى أحد المحاسبين. ففي الوقت الذي يلزم فيه اكتساب معرفة شاملة من خلال مراجعة دفاترك بشكل متكرر، إلا أن بمقدور المحاسب أو كاتب الحسابات أن يضع عنك الأعباء بحيث تركز على توسعة شركتك. وقد يكون من الأفضل إحالة حتى مهمة إمساك الدفاتر والتي لا تستغرق سوى بضع ساعات كل أسبوع إلى شخص آخر ليقوم بها إذا كان بمقدورك استغلال هذا الوقت بشكل أفضل.

الإيرادات والنفقات

ستستخدم شركتك إما يومية الإيرادات والنفقات أو دفتر أستاذ للاحتفاظ بسجل يتعقب كيفية إنفاق الأموال وأوجه الإنفاق وطبيعة الواردات.

وتستخدم أغلب الشركات الصغيرة يومية الإيرادات والنفقات وهي عبارة عن محاسبة ذات قيد فردي – تقوم بتسجيل المبالغ المستلمة والنفقات فقط. بينما تشتمل المحاسبة ذات القيد المزدوج على دفتر أستاذ وتستلزم تسجيل كل نشاط كمدين ودائن في دفاترك. وفي الماضي كان يُعتقد أن جميع الشركات تحتاج للاستخدام الطريقة البطيئة التي تعتمد على القيد المزدوج، إلا أنه يتم الآن استخدام نظام القيد الفردي لدى الكثير من مالكي الشركات الصغيرة. ويمكن إجراء محاسبة القيد الفردي على الورق أو على جهاز كمبيوتر. حيث تشتمل البرامج التي تؤدي عملية محاسبة القيد الفردي على برنامج Quicken الذي تنتجه شركة Intuit وعلى Microsoft Money إلى جانب الكثير من البرامج الأخرى.

يتم استخدام دفتر الأستاذ لتسجيل كل معاملة مرتين استنادًا إلى فكرة أن كل معاملة لها شقان يؤثران على شركتك. فعلى سبيل المثال، إذا كنت تبيع أحد العناصر، فينبغي أن تعكس دفاترك انخفاضًا في المخزون (دائن) وتدفق في المدفوعات (مدين). وإذا ما استخدمت محاسبة القيد المزدوج فيوصى باستخدام برنامج كمبيوتر أو كاتب حسابات لتحديث دفتر الأستاذ الخاص بك. وإذا ما سمحت لأي شخص آخر بإمساك دفاترك فتأكد من مراجعتها بصورة منتظمة. وتشمل البرامج التي تقوم بمهمة إمساك دفاتر القيد المزدوج ما يلي: برنامج M.Y.O.B الذي تنتجه شركة Teleware وبرنامج Peachtree Accounting الذي تنتجه شركة Peachtree Software وبرنامج Quickbooks الذي تنتجه شركة Intuit‏.

بمقدور المحاسب الذي تتعامل معه تقديم النصيحة لك بشأن نوع إمساك الدفاتر الذي ينبغي عليك اختياره. كذلك راجع مستشارك الضريبي بشأن ما إذا كان يتعين عليك استخدام نظام إمساك دفاتر يستند إلى النقد أو إلى الاستحقاق.

نفقات نقدية

يلزم تقديم بيان عن النقد الذي تم إنفاقه في شركتك إذا كنت ترغب في تسجيل كل نفقات الشركة في عام محدد. وتوجد طريقتان على الأقل للقيام بذلك: اكتب لنفسك شيكات مستحقة السداد أو احتفظ بسجل مصروفات نثرية.

وإذا ما اخترت أن تقوم بالسداد لنفسك عن طريق شيك، فما عليك سوى الاحتفاظ بسجل لكل المقبوضات النقدية واجمعها بشكل أسبوعي أو نصف شهري أو شهري، وذلك حسب حجم النفقات لديك. واحتفظ بسجل لكل فئة نفقات، للأغراض الضريبية واكتب لنفسك شيكًا بالمبلغ الإجمالي. اكتب النقدية مستحقة السداد في سجل الشيكات للتفرقة بين هذا وبين الدخل الخاضع للضريبة. ويمكنك، بدلاً من ذلك، الاحتفاظ بسجل مصروفات نثرية من خلال كتابة شيك للمصروفات النثرية والاحتفاظ بسجل لكل النفقات التي يتم دفعها في شكل مصروفات نثرية.

سجلات المخزون

سيعمل حسن اطلاعك على سجلات المخزون على تمكينك من الحيلولة دون الاختلاس، والحفاظ على أرصدة المخزون عند الحد الأدنى، وتتبع التوجهات الشرائية، وميزات أخرى غيرها.

وإذا قمت ببيع كمية كبيرة من الأصناف منخفضة التكلفة – كما هو الحال في متجر الأدوات المكتبية على سبيل المثال – فينصح باستخدام نظام كمبيوتر لتعقب المخزون لديك أو ربط نظام الكمبيوتر بالمبيعات لديك عن طريق إرساء نظام مخزون (مركزالبيع) POS. أما إذا قمت ببيع أصناف مرتفعة التكلفة فربما قد تكون قادرًا على القيام بذلك بنفسك على الورق.

تكون معلومات المخزون المهمة التي يتعين عليك جمعها هي: تاريخ الشراء، ورقم المخزون للصنف الذي تم شراؤه، وسعر الشراء، وتاريخ البيع، وسعر البيع.

حساب المقبوضات

إذا كانت الخدمات أو المنتجات التي تقدمها من النوع الذي يتم سداد قيمته عند التسليم، فلن تحتاج لتشغيل نظام تعقب حساب المقبوضات. ومع ذلك، إذا كنت تقدم خدمات أو منتجات يسدد المشترون قيمتها في تاريخ لاحق، فإن سجلات حساب المقبوضات تعمل على تعقب ما يدين به الآخرون لك. ويمكنك مراقبة حسابات المقبوضات من خلال الاحتفاظ بنسخة من كل الفواتير التي تم إرسالها أو من خلال الاحتفاظ بسجل لحساب المقبوضات. سواءً استخدمت أيًا من الطريقتين، فإن المعلومات التي تحتاج لجمعها هي: تاريخ الفاتورة، ورقم الفاتورة، ومبلغ الفاتورة، والشروط، وتاريخ السداد، والمبلغ المدفوع، واسم الجهة التي سيتم إرسال الفاتورة إليها.

تتوفر الكثير من البرامج لمساعدتك في إصدار الفواتير وتتبع الساعات والنفقات المستحقة على كل عميل. وبإمكان تلك البرامج أن توفر الوقت لصاحب الشركة فضلاً عن إصدار فواتير بمظهر احترافي. إلا أنه وفقًا للسيد إيد سلوت، مؤلف كتاب “الرد على أسئلتك حول الضرائب”، (Plymouth Press) فإن الاحتفاظ بحساب المقبوضات على الكمبيوتر يكون إجراءً معقولاً إذا ما عمل على تمكينك من تحصيل المدفوعات بسرعة أكبر أو التعامل مع منافذ جلب الأموال بشكل أفضل. وإلا فإن استخدام نظام ورقي يكون فعالاً للغاية. تشمل البرامج التي ستعمل على إصدار الفواتير أو تتبع الساعات على ما يلي: برنامج QuickInvoice من شركة Intuit software؛ وبرنامجا Timeslips وWinInvoice من شركة Good Software؛ وبرنامج PerForm Pro Plus من شركة Delrina.

حساب المدفوعات

حساب المدفوعات عبارة عن ديون مستحقة على شركتك مقابل السلع والخدمات. وسيؤدي الاحتفاظ بسجل لما أنت مدين به وموعد استحقاقه إلى تمكينك من تأسيس ائتمان جيد والحفاظ على أموالك لأطول فترة ممكنة.

يستخدم مالكو الشركات ممن تتوافر لديهم بنود حساب مدفوعات قليلة مجلدات ملفات مسماة بالتواريخ لسهولة التتبع. تسدد الشركات الصغيرة الأخرى فواتيرها مرتين كل شهر وتحتفظ بجميع الفواتير في مجلد اسمه “للسداد”. أما الشركات الكبيرة فتستخدم سجلات ورقية لحساب المدفوعات يتولى المقرض عملية تنظيمها. وبغض النظر عن النظام الذي تختاره، ينبغي عليك الاحتفاظ بالمعلومات التالية حول حساب المدفوعات: تاريخ الفاتورة، ورقم الفاتورة، ومبلغ الفاتورة، والشروط، وتاريخ السداد، والمبلغ المدفوع، والرصيد (إن كان ينطبق)، وأسماء العملاء وعناوينهم.