الجرد ومراقبة المخزون

قد يكون من الصعب عليكم أن تثبتوا بأن أحد موظفيكم يقوم بسرقة تجهيزاتكم أو مخزونكم ولكن في حال حصل ذلك فعلاً فهو ضرب احتيال مكلف للغاية. ولكن المهم ليس مباغتة الموظف السارق بالجرم المشهود بل بالأحرى تطبيق سياسات تحول دون ارتكاب هذا النوع من التجاوزات. ننصحكم بالاستعانة بالوسائل المذكورة أدناه لمساعدتكم على وضع حد لسرقة الموظّفين.

التدقيق المنتظم لحسابات المخزون

إنّ إخضاع المخزون للتفتيش والتدقيق بين الفينة والفينة سيساعدكم على الحؤول دون الاحتيالات والسرقات. وعلى عمليات التدقيق تلك أن تكون مفاجئة، على غرار التدقيق في حسابات الشركة. وتسهم هذه العمليات أيضاً في تحديث السجلاّت وتسهل اكتشاف السرقات. سجّلوا قائمة بالتجهيزات القيّمة أو قطع المخزون بحسب أرقامها التسلسلية أو بواسطة وسيلة تعريف أخرى وقارنوا تلك الأرقام بسجلاّتكم لمطابقتها.

وضع سياسات لمراقبة المخزون

لكل قطاع وسائله الخاصة للمراقبة ولكن احرصوا على أن تعتمد شركتكم بعضاً من الخطوات الأساسية التالية:

•طابقوا بين أعداد الوحدات والمعلبات إلخ وبين مستندات الشحن قبل إرسال البضائع إلى شركة الشحن.

•لا تسمحوا أبداً للبضائع بمغادرة مقر الشركة بدون فاتورة أو مستندات الشحن.

•إن كانت لديكم بضائع أو منتجات أو أدوات مكلفة فمن الأفضل إيداعها في خزانة أو قفص بقفل مع فرض قيود على دخول تلك المنطقة.

•تأكدوا من أن كل طلبات الشراء والفواتير ومستندات الشحن مرقّمة تباعاً وراجعوها بانتظام للتأكد من عدم ضياع أيّ مستند منها.

•أبقوا طلبات الشراء والفواتير ومستندات الشحن جميعها في مكان مقفل بالمفتاح.

•فليخرج كلّ الموظفين من مخرج واحد في نهاية نوبتهم تحت مراقبة مالك المؤسسة أو موظف موثوق.

تفتيش سلال المهملات

إن الموظفين الذين ينوون السرقة من شركتكم سيلجأون إلى شتى الطرق المبتكرة لتنفيذ ذلك. ومن الطرق الأكثر شيوعاً وضع الأغراض المسروقة في سلة المهملات ومن ثمّ العودة لاسترجاعها بعد انتهاء دوام العمل أو حين لا يكون أحد موجوداً في المكتب. إذاً، فتشوا بانتظام سلال المهملات بعد دوام العمل فإن نظرة سريعة إلى داخل السلة قد تنبهكم إلى سرقة محتملة. اطلبوا من أحد العمال سحق كلّ العلب المرمية ولفها في رزمة واحدة قبل رميها خارج الشركة كي لا يتم استعمالها من أجل سرقة قطع من المخزون أو من البضائع.

استخدام خدمات شركات خدمات المتسوق السري

الحرص على المفاتيح

على حفنة من الموظفين المعيّنين أن يملكوا مفاتيح شركتكم فقط. اطلبوا من الموظفين أن يملأوا استمارة حين يتسلمون مفاتيح مكتبكم. سجلوا رقم المفتاح والمعلومات الأخرى المفيدة المتعلقة بالأمر. احرصوا على استعادة المفتاح الأصلي من الموظف حين يغادر الأخير شركتكم. في حال ضياع المفاتيح استبدلوا الأقفال فوراً. اطلبوا من صانع الأقفال الذي تتعاملون معه أن يطبع على كلّ مفاتيح مكتبكم عبارة “النسخ ممنوع” للحؤول دون النسخ غير المشروع للمفاتيح.

كونوا القدوة الحسنة لموظّفيكم

لا تتسببوا بخلق ثقافة معيّنة في شركتكم تحفز الموظفين على ممارسة الاحتيال. فالموظفون يتمثلون بمدرائهم كقدوة لهم وبالتالي إذا مارستم الأعمال بطريقة لا أخلاقية فسيعتقد موظفوكم أنه لا ضير من سرقة الشركة. مثلاً، الموظفون الذين يرون صاحب شركتهم يأخذ إلى بيته قرطاسية المكتب قد يظنون أن بوسعهم فعل ذلك أيضاً.

التحقق من المراجع

تحققوا من التاريخ المهني لكلّ من المرشحين قبل أن توظفوهم. وكونوا أكثر حذراً بالنسبة إلى أيّ موظف سيملك مسؤوليات مالية في شركتكم. دققوا في مراجع هؤلاء بحذر واتصلوا بأرباب عملهم السابقين للتأكد من بيانات السيرة المهنية التي قدموها والمعلومات المذكورة في طلب العمل. خصصوا الوقت للتأكد من أن مقدمي الطلب لم يسرقوا أرباب عملهم السابقين.

سندات الأمانة

تعتبر سندات الأمانة شكلاً من أشكال عقود التأمين التي تحمي شركتكم في حال ارتكاب موظفيكم السرقة بحقكم.

يمكن استعمال تلك السندات للتعويض عن أية خسارة تتمكنون من إثباتها. غالباً من تستعمل سندات الأمانة لتغطية المبالغ النقدية المسروقة ولكنها قد تستعمل أيضاً لتغطية خسائر البضائع كذلك. كخدمة إضافية، بعض الشركات التي تؤمن هذه الخدمة تقوم بالتحقق من ماضي الموظف ومعلوماته قبل منح تلك السندات وهذا الأمر قد يساعدكم على الاستبعاد المبكّر الموظفين الذين قد يتسببون لكم بالمشاكل في المستقبل.

يكون وكيل التأمين قادراً عادةً على مساعدتكم بخصوص التكاليف والتغطية لهذا النوع من السندات

إدارة المخزون

المخزون كمصطلح هو الرصيد المتوفر من أي عنصر أو مورد يتم استخدامه في مؤسسة ويمكن أن يتوفر في الصور التالية:

• المواد الخام

• العمل قيد المعالجة

• السلع تامة الصنع

• الأجزاء المكونة

• التوريدات

يتوفر المخزون من أجل تمكين الشركات من تلبية مطالب العملاء. ويتم توفيره أيضًا بشكل طبيعي لتسهيل تدفق السلع خلال عملية الإنتاج وبالأخص لمراكز العمل التابعة. والسبب الرئيسي لوجود المخزون هو الحماية من حالات عدم الثقة في الموردين. ويتيح وجود المخزون أيضًا استخدام المعدات والقوى العاملة بشكل واقعي وتام.

ما هي تكاليف الاحتفاظ بالمخزون؟

هناك فئتان للتكلفة مرتبطتان بالمخزون – (1) تكلفة الاحتفاظ بالمخزون، و(2) تكلفة عدم الاحتفاظ بالمخزون.

تتضمن تكلفة الاحتفاظ بالمخزون تكلفة مواد الوحدات والتكلفة المصاحبة لترتيبها أو إعادة ترتيبها وتكاليف التخزين أو الاحتفاظ بالمخزون.

• عندما تنتج الشركات أيضًا المواد التي تحتاجها لعملية الإنتاج، فإن تكلفة إعادة الترتيب تحل محلها تكلفة إعداد الآلات أو إجراء التغيير على الأنشطة.

• عادة ما تتضمن تكاليف التخزين أو الاحتفاظ بالمخزون تكاليف التخزين والتأمين ضد الحريق والسرقة وإدارة المخازن.

• إن التكلفة غير الملموسة المرتبطة بالاحتفاظ بالمخزون تتمثل في ضياع الفرص المقترنة بالاستثمارات في المخزون، والتي كان يمكن إنفاقها في مشاريع أكثر ربحية.

إن تكاليف عدم الاحتفاظ بالمخزون ترتبط في المقام الأول بفقدان رضا العمل والإيرادات في حالة حدوث عجز أو نقص بالمخزون، فضلاً عن إمكانية اطلاع العملاء المحتملين على مثل هذه الحادثة.

ما هي إدارة المخزون؟

تتمثل إدارة المخزون في تخطيط المخزون ومراقبته. والهدف من تخطيط المخزون هو الإجابة على سؤالين أساسيين:

• متى يتم الطلب -وهذا السؤال مرتبط بمفهوم نقطة إعادة الطلب . وهي عبارة عن نظام يتم بموجبه إعادة طلب أي موارد تستخدم بشكل منتظم عند نزول مستوى المخزون إلى نقطة معينة. وعادة ما يكون هذا المستوى هو إحدى وظائف فترة التسليم والطلب اليومي ومخزون الأمان.

• ما الكمية المطلوبة – ويتم تحديد الكمية التي سيتم طلبها من خلال كمية الطلب الاقتصادية.

هناك نظامان أساسيان لتخطيط المخزون – (1) نموذج الطلب حسب الكمية، و(2) نموذج الطلب الدوري.

تتمثل سياسة المخزون لدى الشركات التي تستخدم نموذج الطلب حسب الكمية في طلب كمية قياسية عن بلوغ نقطة إعادة لطلب بغض النظر عن وقت حدوث ذلك. ويعتمد ذلك على الحالة الملحة واحتياج الأصناف. وهذا النموذج قابل للتطبيق بالنسبة لما يلي:

• الأصناف الأكثر تكلفة

• الأصناف الأكثر أهمية / حيوية

أما نموذج الطلب الدوري في النظام الآخر لتخطيط المخزون حيث تتلخص سياسة المخزون في طلب المواد أو القطع وفقًا لفترة زمنية معينة بغض النظر عما إذا كانت نقطة إعادة الطلب قد تم الوصول إليها أم لا. وهو بذلك يعتمد على الوقت ولا يتضمن حسابًا ماديًا لأصناف المخزون. وهو قابل للتطبيق في الحالات التالية:

• الأصناف الأقل تكلفة وأهمية

• بإمكان الموردين / المشترين الحصول على طلبات جديدة في حالة قيامهم بزيارات منتظمة / روتينية للعملاء

• سيقوم الموردون / المشترون بالجمع بين الطلبات لتقليل تكاليف الطلب والنقل

نظرًا لأن النظام يعتمد على الوقت، فيجب الاحتفاظ بمتوسط مخزون أكبر للحماية من نفاد المخزون خلال فترة المراجعة.

كيف يمكن التحكم في المخزون؟

لقد تم تصميم أنظمة مراقبة المخزون بهدف مراقبة مستويات المخزون ووضع الأنظمة والإجراءات التي تضمن الإدارة الفعالة للمخزون. وعند وضع الأنظمة لإدارة المخزون، هناك مجالان مهمان لاتخاذ القرارات بشأنهما – (1)تصنيف المخزون و(2) دقة سجلات المخزون.

تتضمن إستراتيجيات مراقبة المخزون ما يلي:

• التحليل حسب الأهمية (تحليل ABC) – وهو أسلوب لتصنيف مخزون الشركة حسب ثلاثة تصنيفات تقوم على أساس حجم ريال سعودي السنوي .

ويتم حساب حجم ريال سعودي السنوي كما يلي:

ADV (حجم التداول السنوي بالدولار) = الطلب السنوي لكل صنف بالمخزون × التكلفة لكل وحدة

وعلى أساس حجم التداول السنوي بالدولار (ADV)، يمكن تصنيف عناصر المخزون كما يلي:

التصنيف	الوصف
الفئة أ	يكون ADV مرتفعًا حيث يمثل عادة نحو ‎15% من إجمالي أصناف المخزون ولكنه يكون مسؤولاً عن نسبة تتراوح بين 75 و‎80% من إجمالي تكاليف المخزون.
الفئة ب	يكون ADV مرتفعًا نسبيًا حيث يمثل نحو ‎30% من الأصناف ولكنه يمثل ‎15-25% من القيمة.
الفئة ج	يكون ADV منخفضًا حيث يمثل نحو ‎55% من الأصناف ولكنه يمثل ‎5% فقط من القيمة.

يدل هذا التصنيف على أن الفئة أ يجب أن تخضع لإجراءات أشد صرامة لمراقبة المخزون المادي، وتوقع أكثر دقة، كما يجب أن يزيد اشتراك المورد في العملية.

 الجرد الدوري

يتضمن الجرد الدوري مراجعة مستمرة لأصناف المخزون. وهو بذلك يستخدم تصنيف عناصر المخزون من التحليل حسب الأهمية (تحليل ABC)‏. وهناك ثلاثة إجراءات مهمة في الجرد الدوري:

• جرد أصناف المخزون.

• التحقق من السجلات.

• تسجيل حالات عدم الدقة.

• تعقب أسباب حالات عدم الدقة.

• اتخاذ الإجراءات العلاجية.

يتم إجراء الجرد الدوري على أساس منتظم ولكنه غير معلن. ويعتمد تكرار الجرد الدوري على تصنيف عناصر المخزون، وفقًا لما يلي:

التصنيف	تكرار الجرد الدوري
الفئة أ	مرة كل شهر
الفئة ب	مرة كل ربع عام
الفئة ج	مرة كل ستة أشهر

استخدام نظام 5S

إن نظام 5S هو في الأصل نظام ياباني يتعلق بأساليب الإدارة العملية للممتلكات ويتضمن خمس دعائم:

الكلمة اليابانية	الترجمة الإنجليزية (العربية)	الوصف
SEIRI	Sort (تصنيف)	إجراء يتم بموجبه تصنيف العناصر ووضعها في فئات وفقًا للحاجة أو عدم الحاجة إليها. ويتم التخلص من العناصر غير المطلوبة أو استبعادها بينما تتم إدارة العناصر المطلوبة وتخزينها بصورة ملائمة.
SEITON	Systematize (تنظيم)	إجراء يتم بموجبه وضع كل عنصر مطلوب في الموقع المناسب له والتأكد من تنظيمه جيدًا. ويتضمن ذلك استخدام الملصقات واللافتات والتخزين وأنظمة إمساك الدفاتر لتسهيل تخزين هذه العناصر واسترجاعها.
SEISO	تنظيف	إجراء يتم بموجبه تنظيف مكان العمل بشكل تام والتأكد من أناقته وترتيبه.
SEIKETSU	Standardize (تنميط)	حالة يتم بموجبها اتباع معايير عالية لإدارة الممتلكات على نحو جيد بحيث لا يوجد غبار أو صدأ بأي مكان وبحيث يلتزم الموظفون بالثلاثة ت أو 3Sالأولى.
SHITSUKE	Sustain (تثبيت)	حالة يقوم بموجبها جميع الأعضاء بممارسة الأربعة ت أو 4S السابقة بشكل تلقائي وطوعي كأسلوب حياة وكثقافة شركة